To jedyne sprawdzenie z całego przewodnika po weryfikacji firm, którego pominięcie może kosztować Cię pieniądze wprost — nie dlatego, że kontrahent nie zapłaci, ale przez to, czego nie odprowadzi do urzędu.

O co chodzi

Krajowa Administracja Skarbowa prowadzi wykaz podatników VAT, znany jako biała lista. Znajdziesz w nim status podatnika — czynny, zwolniony albo niezarejestrowany — daty rejestracji, wykreślenia i przywrócenia, a także rachunki rozliczeniowe zgłoszone przez firmę.

Istotne jest to, co z tego wynika dla Ciebie. Jeżeli zapłacisz kontrahentowi kwotę przekraczającą 15 000 złotych na rachunek, którego nie ma w wykazie, to po pierwsze nie zaliczysz tej płatności do kosztów uzyskania przychodu, a po drugie odpowiadasz solidarnie za VAT, którego dostawca z tej transakcji nie odprowadzi. Zapłacisz więc dwa razy: raz dostawcy w cenie faktury, drugi raz urzędowi z tytułu odpowiedzialności.

Kiedy sprawdzać

Rozstrzyga stan wykazu na dzień zlecenia przelewu, a nie na dzień, w którym po raz pierwszy weryfikowałeś dostawcę. Rachunek może zostać dopisany albo usunięty w każdej chwili, a firma może stracić status czynnego podatnika.

Przy nowym dostawcy sprawdzaj więc przed pierwszą płatnością, przy stałym — okresowo. Przy dużych kwotach przed każdym przelewem; to zapytanie na kilka sekund. Wykaz udostępnia też stan historyczny, więc da się wykazać, jak wyglądał w dniu płatności.

Co zrobić, gdy rachunku nie ma w wykazie

Najprostszym zabezpieczeniem jest mechanizm podzielonej płatności: kwotę netto płacisz dostawcy, a VAT trafia na jego rachunek VAT. Przy płatności podzielonej odpowiedzialność solidarna nie powstaje.

Jeżeli przelew już poszedł na niewłaściwy rachunek, masz siedem dni na złożenie zawiadomienia ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury. Skuteczne zawiadomienie zdejmuje obie sankcje. To procedura przewidziana ustawą, nie ratunek awaryjny.

Dlaczego o tym piszemy

Większość zagranicznych narzędzi do weryfikacji kontrahentów tego sprawdzenia nie ma, bo w ich krajach nie istnieje odpowiednik. W Polsce jest to najbardziej konkretne ryzyko finansowe, jakie da się odczytać wprost z danych publicznych — i jedyne, które uruchamia się przez samo wykonanie przelewu.