Zanim podpiszesz umowę z nowym kontrahentem, wyślesz towar z odroczoną płatnością albo dasz długi termin, warto poświęcić kwadrans na to, co mówią o nim rejestry publiczne. W Polsce jest tego jawnie dostępnego sporo i bezpłatnie.

1. Znajdź firmę w Krajowym Rejestrze Sądowym

Zacznij od numeru — najlepiej NIP-u, bo ten ma każdy przedsiębiorca, także jednoosobowa działalność gospodarcza. Spółki mają dodatkowo numer KRS, dziesięć cyfr zapisywanych z wiodącymi zerami. Jeżeli masz tylko nazwę, szukaj po niej i upewnij się, że to właściwa firma: podobnych nazw jest mnóstwo.

Zwróć uwagę na trzy rzeczy: czy firma jest aktywna, czy w likwidacji, kiedy została zarejestrowana i jaką ma formę prawną. Spółka założona wczoraj nie jest sama w sobie złym znakiem, ale oznacza, że nie masz o niej żadnej historii, na której mógłbyś oprzeć decyzję.

2. Sprawdź, kto za nią stoi

Rejestr ujawnia zarząd, prokurentów i — w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością — wspólników. Ważne są dwa pytania: czy osoba, która z Tobą negocjuje, faktycznie może reprezentować spółkę, oraz czy zarząd nie zmieniał się ostatnio. Sama zmiana nic nie znaczy — zmiana tuż przed dużą transakcją warta jest pytania.

Zwróć też uwagę na sposób reprezentacji. Bardzo często dwóch członków zarządu musi działać łącznie albo jeden łącznie z prokurentem. Umowa podpisana przez jedną osobę tam, gdzie rejestr wymaga dwóch, to problem, który ujawnia się dopiero w sporze.

3. Sprawdź Krajowy Rejestr Zadłużonych

KRZ pokazuje, czy wobec firmy toczy się postępowanie upadłościowe albo restrukturyzacyjne. Otwarte postępowanie zmienia wszystko: płatności mogą zostać później podważone, a Twoja wierzytelność ustawia się w kolejce.

4. Sprawdź status VAT i rachunek bankowy

Jeżeli kontrahent wystawia fakturę z VAT, musi być czynnym podatnikiem. Jego numer VAT UE to po prostu NIP z prefiksem PL, więc nie ma drugiego numeru do szukania — liczy się status, który za nim stoi. Odpowiada na to wykaz podatników VAT, czyli biała lista, która publikuje też rachunki bankowe zgłoszone przez firmę.

Sprawdź rachunek, na który masz zapłacić. Przelew powyżej 15 000 złotych na rachunek spoza wykazu kosztuje Cię koszt podatkowy i może skończyć się solidarną odpowiedzialnością za VAT, którego dostawca nie odprowadzi. To polska specyfika i ma osobny artykuł.

5. Przeczytaj sprawozdanie finansowe

Sprawozdania trafiają do Repozytorium Dokumentów Finansowych i są jawne. Patrz na przychody, na wynik okresu, a przede wszystkim na kapitał własny: jeżeli jest ujemny, zobowiązania przewyższają majątek.

Sam brak sprawozdania jest sygnałem. Złożenie go jest obowiązkiem ustawowym, a spora część polskich spółek go nie dopełnia — więc luka nie oznacza automatycznie kłopotów, ale przy działającej firmie, która od lat nic nie złożyła, jest to pytanie, które warto zadać.

Co z tego wynika

Żaden z tych punktów nie jest sam w sobie decyzją. Razem dają obraz na tyle wyraźny, żeby rozstrzygnąć, czy poprosić o zaliczkę, skrócić termin płatności, czy po prostu wejść we współpracę. A wszystkie pięć jest jawnych — nie musisz nikogo prosić o zgodę.