Polska firma ma trzy numery, z którymi spotkasz się na fakturach, w umowach i w rejestrach. Mylą się nieustannie, a różnica jest prosta: każdy z nich nadaje kto inny i po coś innego.

NIP

Numer Identyfikacji Podatkowej. Dziesięć cyfr, bez liter, nadawany przez urząd skarbowy. Ma go każdy podmiot prowadzący działalność — spółka, fundacja, stowarzyszenie i jednoosobowa działalność gospodarcza.

NIP nigdy się nie zmienia — ani przy zmianie nazwy, ani siedziby, ani przy sprzedaży firmy — i po wykreśleniu nie trafia do nikogo innego. Właśnie dlatego to najpewniejszy sposób identyfikacji firmy nawet po latach. Ostatnia cyfra jest cyfrą kontrolną, więc literówkę wychwycisz bez zaglądania do rejestru.

REGON

Numer w rejestrze REGON, nadawany przez Główny Urząd Statystyczny. Dziewięć cyfr dla podmiotu, czternaście dla jednostki lokalnej. Służy statystyce publicznej, a nie rozliczeniom, więc na fakturze bywa, ale nie musi.

W praktyce REGON przydaje się jako pomost: wyszukiwarka GUS przyjmuje NIP, REGON albo numer KRS i zwraca pozostałe, więc mając jeden identyfikator, dojdziesz do dwóch następnych.

KRS

Numer w Krajowym Rejestrze Sądowym. Dziesięć cyfr, zapisywanych z wiodącymi zerami — na przykład 0000006865. Nadaje go sąd rejestrowy przy wpisie.

Tu jest najważniejsza różnica: numer KRS mają tylko podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego — spółki, fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie. Jednoosobowa działalność gospodarcza numeru KRS nie ma, bo figuruje w CEIDG, czyli w zupełnie innym rejestrze. Szukanie po KRS-ie kontrahenta, który jest jednoosobową działalnością, nie da wyniku i nie znaczy, że firma nie istnieje.

A gdzie numer VAT?

Nigdzie osobno. Numer VAT UE polskiej firmy to ten sam NIP z prefiksem PL. Nie jest to czwarty numer, tylko ten sam zapisany inaczej.

Uwaga na częste nieporozumienie: posiadanie NIP-u nie znaczy, że firma jest czynnym podatnikiem VAT. NIP ma każdy przedsiębiorca, również zwolniony z VAT albo wyrejestrowany. Status sprawdza się osobno.

Jak je sprawdzić

Numer KRS i dane spółki sprawdzisz w Krajowym Rejestrze Sądowym. NIP, REGON i powiązanie między nimi — w wyszukiwarce GUS. Status podatnika VAT i zgłoszone rachunki bankowe — w wykazie podatników VAT. Numer VAT UE kontrahenta zagranicznego — w systemie VIES Komisji Europejskiej. Wszystkie te sprawdzenia są bezpłatne i trwają sekundy.